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庆阳市加强人民防空工程档案标准化管理

2018-02-01 10:52:00   来源:甘肃省人民防空办公室   

  

  人防工程档案作为人民防空工程审批、建设、竣工验收全过程的真实记录,是促进人民防空事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据,加强人民防空工程档案标准化管理是人民防空行政主管部门的重要职责。庆阳市人防办依据中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神,认真研究制定并落实一系列对策措施,有力地促进了人民防空工程档案规范有序的发展。

  建设标准化的档案管理

  庆阳市人防办成立于2007年,人民防空工程建设已成功完成从“以收促建”向“应建尽建”审批政策的转型。30万常住人口的地级市已批准建设的人民防空工程逾60余处,跨度10年的人民防空工程档案管理不规范、不标准,已对人民防空工程建设执法和管理形成了严峻的考验。新的领导班子对此高度重视,制定了标准化档案建设方案。一是建成专用档案室40平方米,安装密集架30组;二是设置了标准的电子和纸质查阅台;三是制定了各项档案管理制度。

  坚持实用性的立卷原则

  人防工程资料的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。庆阳人防办坚持查阅方便、管理有序的适用性立卷原则,有效地推进了档案工作的规范化、标准化。一是准确把握文件立卷归档的时效性。根据人民防空工程建设周期长的特点,分审批、建设两个阶段,对已完成现阶段任务的予以立卷归档,避免了档案管理的无序与混乱。二是确立立卷归档的重点。清理并整理了一套重点归档资料目录,减少了档案管理中的重复度和信息冗余度,提高了档案使用的效率;三是有效维护了案卷的完整性。在归档工作中掌握重点,分清主次,把住案卷的入口关,清理了不该归档的文件,梳理了应该归档的文件。并且在立卷中,把同类并具有内在联系的材料组织在一个卷内单元,保持了同一问题的连续性和完整性。

  制定规范化的建档标准

  案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。庆阳人防办在经过详细的调研论证之后,根据人民防空工程行政许可事项并联审批制度、《甘肃省人民防空工程质量监督管理办法》,并结合人民防空工程建设实际,制定了科学合理的人民防空工程建档标准。该标准将人民防空工程分为前期审批和工程建设两个阶段。一是人民防空工程完成前期审批后整理立卷,共分两个单元,第一单元为立项资料,按整理顺序依次包括:立项文件,项目选址意见书,建设用地规划许可证,建设工程规划许可证,施工图审查合格书或规划平面图;第二单元为审批资料,按整理顺序依次包括:防空地下室规划意见书,初步设计审查表,施工图审查意见书,设计单位对审查意见的答复,施工图备案确认书。二是人民防空工程完成竣工验收备案后整理立卷,共分四个单元,第一单元为质量监督资料,按整理顺序依次包括:人防工程质量监督登记表(附:建设单位资质证明材料(开发企业),施工单位资质证明材料、中标通知书、合同,监理单位资质证明材料、中标通知书、合同,防护(化)设备单位资质证明材料、中标通知书、合同,人防工程施工方案(经监理单位审核批准),平战转换方案),人防工程质量监督通知书,人防工程质量监督计划,人防工程质量监督记录,人防工程质量整改通知书,人防工程质量整改报告,人防工程质量整改复查通知书;第二单元为竣工验收资料,按整理顺序依次包括:建设单位竣工验收通知书(建设单位),人防工程竣工验收报告(建设单位)(附:勘察单位工程质量检查报告,设计单位工程质量检查报告,施工单位工程质量竣工报告,监理单位工程质量评估报告,检测单位工程质量检测报告,建设工程消防验收意见书,甘肃省人防工程登记表),工程质量保证书,人防工程竣工验收意见书,人防工程竣工验收整改通知书,人防工程竣工验核通知单,人防工程质量监督报告,人防工程验收备案表,平时使用证审批表(附:使用单位与建设单位协议合同或委托书);第三单元为施工技术资料,按整理顺序依次包括:单位工程质量竣工验收记录,单位工程质量控制资料校查记录,单位工程质量观感检查记录,分部工程质量验收记录,分项工程质量验收记录,检验批质量验收记录;第四单元为竣工图纸。

  人民防空工程档案的标准化、规范化,不仅为人民防空行政主管部门依法对工程建设全过程的监督管理提供了有力的保障,而且为建成使用结合民用建筑修建的防空地下室工程使用监督和维护管理工作提供了第一首资料,同时,为战时人民防空工程快速、充分、合理地利用起到了基础性保障作用。

  (庆阳市人防办 杜养仁)